אודיסאה בחלל העבודה

אחד השינויים המשמעותיים בעידן הדיגיטלי, הוא במשאב האנושי ובסביבת העבודה. מסקר שערכה גרטנר בתחילת 2017 בקרב יותר מ-300 מנכ"לים מובילים במגזר העסקי והציבורי, עולה כי האתגר הגדול ביותר העומד בפני הארגון הנו המשאב האנושי.

תהליכים דמוגרפיים, גלובליזציה של כוח העבודה, קבוצות עבודה דינמיות, עבודה מול קבלני משנה ועובדים שאינם מועסקים ישירות, לחצים עסקיים והרצון לגדול ולייצר יתרון תחרותי, כניסת דור ה-Y לשוק העבודה; כל אלה משנים לחלוטין את הדרך שבה ארגונים פועלים, מרצפת הייצור דרך תפקידי המכירות, ועד לשכבת הניהול. סביבת העבודה החדשה היא דיגיטלית והמרחב והזמן מקבלים משמעות חדשה, כאשר כל עובד בארגון יכול לעבוד כמעט מכל מקום ובכל זמן.

לסמנכ"לי משאבי האנוש תפקיד חשוב בטרנספורמציה הדיגיטלית, באחריותם לייצר סביבות עבודה מתאימות שיעודדו עובדים לחדשנות, להתנסות ולתחושת שייכות ועדכניות, בין היתר על ידי שילוב טכנולוגיות שיתופיות פנים ארגוניות, ועבודה עם טכנולוגיות חדשות. טכנולוגיה גם מסייעת בגישור על פערים במבנה הארגוני. כידוע, ארגונים בנויים בצורה היררכית אך מרבית הארגונים ובוודאי העדכניים והמצליחים יותר פועלים בתצורה גמישה, המגשרת בין תפישה היררכית ובין תפישת רשת אריג בחיבור מלא (Fully Mesh).

מימוש סביבת העבודה הדיגיטלית מצריך הגדרה ברורה של היעדים והתאמתם לאופי ומטרת הארגון, לאחר מכן בחירת הטכנולוגיות המתאימות, שילובן והחשוב ביותר, הטמעתן בארגון.

הביאו את המכשיר

מגמת BYOD, Bring your own device, כלפי מכשירים בבעלות העובדים בתוך הארגון, מתחזקת. טלפונים חכמים הם הדוגמה הנפוצה ביותר, אך עובדים מביאים למקום העבודה גם טאבלטים ולעתים רחוקות אף מחשבים.

סקר שפרסמה חברת התקשורת Juniper מצביע על גידול עתידי משמעותי בתופעה. בשנת 2018, ב-35 אחוז מהמכשירים הפרטיים ייעשה גם שימוש ארגוני. אלו מספרים משמעותיים שחשוב להכיר, במיוחד בישראל שבה קצב אימוץ הטכנולוגיה הוא מהגבוהים בעולם. על פי המחקר, התופעה מגבירה את שביעות רצון העובדים. הם בוחרים את המכשיר הנוח להם, המכשיר עומד לרשותם וזכותם להתקין עליו אלו אפליקציות שירצו.

בחברת הייעוץ גרטנר מאמינים שהדרך הטובה ביותר להתמודד עם המגמה היא על ידי הגדרת מדיניות של שימוש מושכל ומאובטח. כמו כן, מומלץ על סנכרון תמידי עם שירותי הענן של החברה. לדעתם, BYOD אינו מתאים לכל חברה או לכל עובד, ובעתיד יהיו אדפטציות רבות, באופן שיתאים לכולם. חשוב לזכור שהתפישה מביאה עימה גם מגוון סיכונים לאבטחת המידע הארגוני. ארגון המעוניין לשלב את תפישת ה-BYOD יידרש לכלים אשר ינהלו את כלל המכשירים החל מאכיפת מדיניות, ניהול אפליקציות סלולריות, ניהול התקנים ניידים (MDM), בידוד משתמשים ועוד. BYOD בהחלט יכול לספק לארגון יתרון גדול בייעול העבודה. העובדים יהיו מרוצים יותר והארגון יחסוך שעות עבודה רבות.

יתרונות הרשת החברתית

רשת חברתית, Social Networking, היא מערכת של יחסי גומלין בין ישויות חברתיות. לרשתות החברתיות הפנים ארגוניות חשיבות עילאית. להכנסת רשת חברתית לארגון יש ערך מוסף ארגוני משמעותי המבוסס על כמה רבדים.

• גישה לידע ומומחים בכל ארגון יש איי ידע ומומחיות אשר יכולים לסייע למחלקות שונות, ואשר כיום אין ביניהם העברה של ידע. אימוץ פתרונות לניהול ידע יחסוך וייעל את עבודת הארגון.
• חיזוק תחושת השייכות המטרה היא לחזק את הקשרים האנושיים. על פי מחקרים, שככל שמגדילים את תדירות הקשר בין אנשים נוצרת הדדיות בקשר, נוצרים קשרים מצטלבים, והאמון הבין אישי מתחזק.
• ניטור תהליכים ותרבות ארגונית רשת חברתית יכולה להעניק ליתרון מהותי נוסף ורב עוצמה, של איתור צווארי בקבוק ונתקים הפוגמים ביעילות הארגון. כך אפשר לבצע שינויים המשפרים את הפעולות הארגוניות.
• חדשנות הרשת החברתית היא פלטפורמה של שיתוף רעיונות, שיוכלו להבשיל למוצרים ולשירותים חדשים עבור החברה.

כלים של אוטומציה

כלי אוטומציה (Automation) יכולים לפשט את תהליכי העובד והעבודה בארגון, למנוע טעויות ולאפשר נוחות, מהירות, יעילות וביצועים. האוטומציה משמשת אותנו ביומיום כדי לקצר ולזרז תהליכים שגרתיים ובכך סביבת העבודה נעשית עדכנית ודיגיטלית.

שילוב של מערכות אוטומציה בסביבת העבודה השגרתית והרוטינית שבה כל עובד יכול להזמין שירותים באופן עצמאי בלתי תלוי על פי דרישותיו מגבירה את המוטיבציה והאתגר של העובד. העובד מתפנה לתהליכים ומשימות מורכבות, הדורשים מיומנויות אנושיות.

התחושה של "הגשמה עצמית" וחלק מארגון טכנולוגי נותן לעובד הרגשת שייכות וגאווה. ארגון שלא ישכיל להטמיע כלי אוטומציה ייחשב מיושן ובזבזני ולא יוכל להתחרות כראוי בעולם הדיגיטלי.

הצ'ט המשרדי

יותר ויותר ארגונים ישלבו IM, UC, ווידיאו לטובת שיחות ומערכת מסרים אחודה. דור ה-Z, הצעירים ילידי שנת 2000 והלאה, משתמשים הרבה במדיה וברשת. הם מעדיפים טקסט, גרפיקה וסביבות שיתופיות על פני דיבור. שימוש במערכת מאוחדת הכוללת הודעות, פקסים ותיבות קוליות, משפר את היעילות והזמינות.

בשנים האחרונות מתגבר השימוש בווידיאו ברמה הארגונית, לטובת שיתוף ידע ועבודה יעילה בקבוצות מרובות משתתפים מרוחקים. למשל, מערכת VOD ארגונית יכולה להוות תחליף להדרכות או למצגות פרונטליות; מערכות VC, המקרבות בין אנשים בסניפים רחוקים, נותנות הרגשת שייכות ומאפשרות פרודוקטיביות.

המערכות כיום משולבות במערך אחד של Collaboration, בממשק נוח ואינטואיטיבי, ומאפשרות חיבור ושיתוף מכל מקום, מכל מכשיר, ובכל זמן. דוגמה לעולם ה-Collaboration היא תוכנת מסרים ארגונית, כמו וואטסאפ, שבה אפשר להתכתב, לשוחח ולבצע שיחות וידיאו מהמכשיר הנייד, תוך שמירת המידע העסקי הרגיש בתוך הארגון. ארגונים מעוניינים בכלי שיתוף ו-Collaboration כדי לפשט תהליכי עבודה ולהיות פרודוקטיביים ועדכניים.

כל התהליכים שתוארו לעיל נעשים בהדרגה ובשלבים. לא כל ארגון מוכן להיכנס להשקעות ולמדיניות חדשה, והארגונים בוחנים את ההשלכות ואת הכיוונים של הדיגיטל. אימוץ של סביבת עבודה דיגיטלית יצמצם את הפערים בין הרגלים אישיים של העובדים וסביבת העבודה ותתקבל סינרגיה שבה חיים עובדים מחויבים יותר, גאים ופרודוקטיביים.