לאורך שני העשורים האחרונים ארגונים רבים חפשו דרכים לייעל תהליכים המתבצעים במחלקות השונות בחברה. החל מביצוע פעולות פשוטות כמו ניהול שרשרת הייצור ובקרת איכות וכלה בתפעול של כח אדם אוטומטי המשרת את לקוחות החברה. בעוד ארגונים קטנים מסתפקים באוטומציה בסיסית המבוססת על RPA, ארגונים בינוניים וגדולים מאמצים גישה חכמה יותר: אוטומציה המשלבת יכולת לימוד מכונה (Machine Learning), בינה מלאכותית (AI) ואפשרויות פיתוח ללא קוד המאפשרות לשנות במהירות תסריטי התנהגות על־פי נתונים חדשים שהתקבלו. לא מדובר רק ב-RPA בסיסי, אלא במערכת המשלבת את כל היתרונות שלAutomation עם מערכת ממוחשבת המתפתחת בעצמה.
לא בכדי הרובוטיקה החדשה הפכה על־פי Gartner למנגנון שאם לא מוסיפים אותו לארגון בשלב מתקדם, הארגון יתקשה לשרוד מול המתחרים. עדיין זקוקים לשכנוע? בדקו את המהפכות התעשייתיות הקודמות.
אחד היתרונות של המהפכה התעשייתית הראשונה היה היכולת לעבד כמות גדולה יותר של חומרי גלם כדי לייצר כמות גדולה יותר של מוצרים ולחסוך בעלויות העובדים. בתקופת המאה ה-18 היה זה כוח הקיטור ולאחר מכן הופיעו שתי מהפכות תעשייתיות נוספות שמינפו את כוח החשמל וכוח המחשוב לטובת הארגונים. חברות שלא התחברו לתהליך האבולוציוני של התעשייה, לא שרדו. נסו רק לדמיין חברה שתנסה היום לעבוד ללא אינטרנט. המהפכה התעשייתית הרביעית מבוססת על יכולת עיבוד מידע מהירה, איסוף נכון ושימוש במידע וכמובן התייעלות באמצעות תהליכים אוטומטיים.
מהם היתרונות של מעבר לאוטומציה חכמה?
שדרוג ניהול תהליכים באמצעות אוטומציה עסקית חכמה קיימים מגוון רחב של יתרונות:
• ניהול כמות גדולה יותר של משימות בזמן נתון – תכנון נכון של תהליכים בארגון והוספה של "עובדים דיגיטליים" מאפשר לבצע כמות גדולה יותר של משימות בזמן נתון. למשל, אם בשדה התעופה ניתן לסרוק את הדרכון של נוסע באופן אוטומטי, לזהות לאיזה טיסה הלקוח מכוון ולהנפיק לו את כרטיס העלייה למטוס באופן אוטומטי, ניתן להתייעל ולשרת כמות גדולה של נוסעים במקביל באמצעות תחנות אוטומטיות.

אם מפעילים את אותה תוכנה בשילוב זיהוי פנים, קבלת טביעות אצבע ואפשרות לימוד מכונה המזהה את כל השדות על הכרטיס, ניתן גם לקבל סטטיסטיקות חשובות שייעלו את זמני העלייה למטוס וניהול הטיסות עצמן. זהו מקרה אחד מתוך מיליוני תסריטים שניתן לבצע באמצעות אוטומציה חכמה.

• חיסכון משמעותית בעלויות – לצד היכולת לבצע כמות גדולה של משימות בזמן נתון, נוסף ההיבט הכלכלי. עלות הקמת מנגנון אוטומטי נמוכה משמעותית מהעסקה של עובדים לאורך זמן. בכל שנה, הארגון יכול להתייעל ולהחליף צוות שלם של עובדים במחלקות, תוך חיסכון משמעותי לא רק בעלויות המשכורת אלא גם בעלויות הנלוות לצוות כמו: תנאים סוציאליים, כלי־ רכב, שטחי משרד ועוד.

• מניעת טעויות אנוש – יתרון משמעותי נוסף שיש להוספה של אוטומציה חכמה הוא מניעה של טעויות אנוש בכל אחת מהמחלקות בחברה. לדוגמה, חברת תרופות שצריכה לעמוד בתקנים שונים כדי לקבל את אישור ה-FDA יכולה לאסוף נתונים באופן אוטומטי, ליצור "לוג" של הנתונים הללו ולתעד את כל אחד משלבי הייצור בפירוט רב. אפשרות זו מאפשרת למנוע טעויות אנוש, ואם יש תקלה כלשהי בפס הייצור לזהות אנומאליה באופן אוטומטי ולהתריע.

• ביצוע משימות חדשות שעד כה אדם לא יכל לבצע – אוטומציה חכמה מסוגלת להגדיל את היצע השירותים של החברה באופן משמעותי, ולהגדיל באלפי אחוזים את שורת הרווח של החברה תוך מספר חודשים. דמיינו כיצד שילוב של זיהוי קול, זיהוי תמונה, שילוב מערכות ממוחשבות קיימות ושירותים נוספים יכולים להתחבר יחדיו כדי לפתוח הזדמנויות חדשות בתחום הטלקום, ביו־טכנולוגיה, תעופה ותיירות או אפילו שירותי מסירת חבילות. השמיים הם הגבול.

• יצירת תיעוד מסודר לכל פעולה – כאשר מפעילים את שירותי האוטומציה החכמה ניתן ליצור תיעוד מסודר לכל פעולה. מנגנון זה היה אורך שעות רבות לו היה מבוצע על־ידי עובד בחברה. התיעוד יכול לשמש כדי לשפר את בקרת האיכות בחברה, וכן כדי לעמוד בתקנים מחמירים בארץ ובחו"ל.

אוטומציה חכמה מבית בינת מערכות תוכנה: מיישמים בתוך זמן קצר את הטכנולוגיה לשירותכם
חברת בינת מערכות תוכנה מובילה כיום את תחום האוטומציה החכמה בישראל, ומציעה שילוב של ממשקי הפעלה מוכנים מראש לצד פתרונות Tailor-Maid לכל ארגון. הפתרונות של בינת מערכות תוכנה כוללים שיחת ייעוץ מקיפה עם בית העסק ופגישה עם המחלקות השונות לזיהוי התהליכים שניתן להמיר בעבודה אוטומטית, סקירה של המערכות הממוחשבות בארגון שאליהן המערכת האוטומטית תתממשק, הדרכה לצוות הניהולי והעובדים להטמעת מערכות האוטומציה, תחזוקת מערכות קיימות ושיפורן, פיתוח מערכות אוטומציה חדשות בארגון ועוד.
ארגונים רבים מגלים כי כאשר מתחילים לשנות את דרך התפישה בחברה ובוחנים את פעילות היחידות העסקיות והמחלקות השונות ניתן לזהות את צווארי הבקבוק בחברה. בחינה של טעויות שהתרחשו בעבר תאפשר לגלות אילו פעולות ניתן היה לבצע באופן אוטומטי ולחסוך טעות אנוש.
מאות מקרי בוחן
עם השנים לאחר מאות מערכות שונות שפותחו בארגונים מובילים בישראל, החברה רשמה מאחוריה הצלחות רבות. בין מערכות האוטומציה החכמה שפותחו ניתן למצוא:
• תיעוד חכם של כל הפעולות החשבונאיות המתבצעות בעסק תוך יצירת דו"חות המכילים מיליוני רשומות להגשת דו"חות בזמן.
• סקירה של שטר מטען באופן אוטומטי וקבלת כל הנתונים שבו לתכנון הובלה.
• שיפור תהליכי התקשרות מול לקוח תוך התממשקות עם המערכות הממוחשבות הקיימות בארגון.
• שיפור מערכות פיננסיות ומערכות פנימיות בחברת ביטוח להתייעלות מרבית.
• שיפור תהליכים בחברות העוסקות בתחומים רפואיים לצורך שיפור התיעוד, דבר שאפשר לקבל את אישור ה-FDA.