מרכזיה וירטואלית

כולם יודעים שהטכנולוגיה והחדשנות נוגעות בכל דבר כבר שנים רבות וכל יום מחדש צומחים ומתפתחים רעיונות חדשים המייעלים כיום עסקים רבים ממגוון התעשיות. כיום כל בית עסק שמבין שעליו להמשיך ולהתקדם בהתאם למהפכה החדשנית הדיגיטלית יודע שכאשר הוא יטמיע מרכזיה וירטואלית יהיה קל יותר לנהל את העסק על כל סוגיות הניהול החל מניהול לקוחות, ניהול כוח אדם, פרודוקטיביות העבודה ועוד. המרכזיה הוירטואלית היא לא עוד פתרון נישתי אלא הופכת במהירות לסטנדרט הקבוע עבור עסקים קטנים וגדולים המבקשים לייעל את פעילותם, לשפר את שירות הלקוחות שלהם ולהשיג יתרון תחרותי בשוק. אם אתם מחפשים את כל המידע על הנושא החשוב ביותר כיום לניהול עסק הגעתם אל המקום הנכון.

מרכזיה וירטואלית – מהי ומה תפקידה?

מרכזיה וירטואלית היא מערכת טכנולוגית מתוחכמת המאפשרת ניהול מקיף של כלל שיחות הטלפון העסקיות באמצעות רשת האינטרנט. בניגוד למרכזיות הטלפון המסורתיות אשר דרשו התקנה של ציוד פיזי יקר ומורכב במשרדי העסק, המרכזיה הווירטואלית פועלת על גבי תשתית ענן מתקדמת. המשמעות היא שעסקים רבים קטנים וגדולים יכולים ליהנות ממגוון רחב של פונקציות תקשורת מתקדמות ללא הצורך בהשקעה משמעותית בתשתית חומרה או בצוות IT ייעודי לתחזוקתה. הגמישות המובנית במערכת מאפשרת לעסקים להתאים את קיבולת המערכת ואת סט התכונות של העסק בהתאם לצרכים המשתנים שלהם, בין אם מדובר בעסק קטן בצמיחה או בתאגיד גדול.

מהם היתרונות של הטמעת מרכזיה בענן?

בבסיסה, מרכזיה ווירטואלית היא מערכת תקשורת מבוססת תוכנה הפועלת על גבי פרוטוקול VoIP. טכנולוגיה זו מאפשרת להעביר שיחות קוליות באמצעות רשת האינטרנט ובכך לבטל את התלות בתשתית הטלפון הקווית המסורתית. המרכזיה הווירטואלית מאחסנת את כל נתוני התקשורת ואת הגדרות המערכת בשרתים מרוחקים ומאובטחים במרכזי נתונים מתקדמים המנוהלים על ידי ספק השירות. בתי העסק מתחברים למערכת באמצעות האינטרנט ומקבלים גישה לממשק ניהול ידידותי למשתמש המאפשר להם להגדיר כללים לניתוב שיחות, להוסיף או להסיר משתמשים, להגדיר תא קולי, ליצור הודעות קוליות שהינן מותאמות אישית ועוד מגוון רחב של פונקציות מתקדמות.

אחד היתרונות הבולטים ביותר של המרכזיה הווירטואלית הוא החיסכון המשמעותי בעלויות. עסקים רבים נהנים מביטול הצורך ברכישת ציוד יקר, התקנה של הציוד ותחזוקה שוטפת של הציוד מה שלא רק מוביל לעלויות גבוהות יותר אלא גם להתעסקות שלא תמיד יש זמן אליה. היעילות התפעולית משתפרת באופן משמעותי הודות למגוון הרחב של התכונות המתקדמות שמציעות מרכזיות וירטואליות ולכן כל בית עסק שעובר אל מרכזיה וירטואלית ללא ספק עושה את הצעד החכם ביותר. הדבר החשוב ביותר הוא הליווי המקצועי וחשוב שתהיה לכם מעטפת טכנולוגית תומכת שתוכל להעניק לכם גם תפעול מרחוק, גם תמיכה וגם כמובן מענה לכל שאלה.

איך המרכזיה הווירטואלית מסייעת בשיפור שירות הלקוחות?

המרכזיות הוירטואליות מסייעות באופן ישיר בשיפור שירות הלקוחות באמצעות זמינות גבוהה של המערכת הפעילה 24 שעות ביממה ושבעה ימים בשבוע. הזמינות מבטיחה שהלקוחות יוכלו ליצור קשר עם העסק בכל עת. התכונות המתקדמות ביניהן תור המתנה חכם המעדכן את הלקוח בזמן ההמתנה המשוער ומציע אפשרויות חלופיות כמו השארת הודעה או קבלת שיחה חוזרת משפרות את חוויית הלקוח ומפחיתות את התסכול. האינטגרציה עם מערכות הCRM השונות לניהול קשרי לקוחות מאפשרת לנציגים לקבל תמונה מלאה של היסטוריית האינטראקציות של הלקוח עוד לפני שהם עונים לשיחה ובכך לספק שירות מותאם אישית ויעיל יותר. כאשר אתם בוחרים מרכזיה המתאימה לכם חשוב לעשות זאת בהתייעצות עם אנשי המקצוע שיכולים למעשה לבחור ביחד עמכם את המערכת הטובה ביותר.

אילו סוגים של מרכזיה ווירטואלית קיימים?

חשוב להבין שמרכזיה זו היא למעשה מגוון של פתרונות תקשורת כאשר לכל אחד מהם מאפיינים ויתרונות ייחודיים. מרכזיות בענן מייצגות את הגישה החדשנית והמובילה בתחום. הן אינן דורשות כלל התקנה של חומרה פיזית במשרד, אלא פועלות על גבי תשתית ענן מרוחקת ומאובטחת. המערכת מנוהלת באופן מלא על ידי ספק השירות, והעסק נהנה מגמישות מקסימלית, עמידות גבוהה ומגוון רחב של תכונות מתקדמות במודל תשלום נוח וידידותי. העובדה שאין צורך בהשקעה ראשונית גדולה ובצוות IT ייעודי הופכת את המרכזיות בענן לפתרון אידיאלי עבור עסקים בכל סדר גודל.

איך יודעים לבחור את המרכזיה המתאימה לכם?

בחירת המרכזיה הווירטואלית המתאימה לעסק היא החלטה אסטרטגית לה השפעה משמעותית על יעילות התקשורת ועלויות התפעול. חשוב לבחון בקפידה מספר גורמים לפני קבלת ההחלטה. בראש ובראשונה, יש להגדיר בצורה ברורה את צרכי התקשורת של העסק. כמה שלוחות נדרשות כיום ומה צפוי להיות מספרן בעתיד, אילו תכונות מתקדמות חשובות עבור העסק, האם העסק זקוק לתמיכה בעבודה מרחוק או במוקד טלפוני ועוד. הבנת הצרכים הספציפיים תסייע לצמצם את האפשרויות ולבחור במערכת המתאימה ביותר.

העלות היא כמובן שיקול חשוב. יש לבחון את המודלים השונים ביניהם גם אוטומציה לתמחור השונים ולהשוות בין העלויות הכוללות כולל עלויות התקנה אם ישנן, עלויות חודשיות עבור השלוחות והשימוש ועלויות נוספות עבור תכונות מתקדמות או שירותים נלווים. חשוב לוודא שההצעה שקיבלתם היא בשקיפות מלאה וכוללת את כל העלויות הרלוונטיות, ללא הפתעות בהמשך.

שימו לב אל איכות השירות והתמיכה הטכנית. יש לבדוק את זמינות התמיכה, את דרכי ההתקשרות ואת מהירות התגובה של הספק. חשוב לבחור בספק בעל מוניטין טוב וביקורות חיוביות מצד לקוחות אחרים. כמו כן, יש לוודא שההסכם כולל התחייבות לרמת שירות ברורה המגדירה את זמני התגובה ואת זמני הטיפול בתקלות.

אל תוותרו על מערכת וירטואלית שתוביל אתכם אל תוצאות

אפשרויות האינטגרציה של המרכזיה הווירטואלית עם מערכות עסקיות אחרות שבהן אתם משתמשים כמו מערכות CRM, מערכות ניהול לקוחות או יישומי צד שלישי אחרים ללא ספק יובילו אתכם אל התייעלות גבוהה. אינטגרציה חלקה יכולה לשפר משמעותית את יעילות העבודה ולספק תמונה מלאה יותר של האינטראקציות עם הלקוחות ובכלל של ניהול העסק. כאשר אתם מטמיעים מרכזיה וירטואלית דאגו לעשות זאת אך ורק באמצעות החברה הטובה ביותר בתחום על מנת שתוכלו פשוט להמשיך ולנהל את העסק ותהיו רגועים שהצד הטכני הקשור אל המרכזיה נמצא בידיים הטובות ביותר.

קבוצת רד-בינת, מובילה עולמית בתחומי טכנולוגיות התקשורת, הענן, אבטחת המידע והנתונים, פועלת כבר 45 שנים ומעסיקה מעל 5,000 עובדים עם היקף מכירות שנתי של 1.6 מיליארד דולר. הקבוצה הנמצאת בשליטת משפחת זיספל וצמחה מחברת בינת תקשורת מחשבים משנת 1975, מאגדת תחתיה מעל 20 חברות בת המפתחות, מייצרות ומשווקות פתרונות לתעשיית התקשורת והטלקומוניקציה ומתמחה במתן פתרונות תשתית מורכבים הדורשים אינטגרציה גבוהה, תוך שילוב עם חברות רד היצרניות ושותפים עסקיים מובילים בארץ ובעולם. בזכות גב פיננסי, שיווקי וטכנולוגי וסינרגיה ייחודית הקבוצה מספקת פתרונות מקיפים ובעלי ערך גבוה לארגונים בכל מגזרי המשק, תוך צמיחה מתוך דיאלוג מתמיד עם לקוחותיה ומתן מענה באמצעות פתרונות טכנולוגיים מתקדמים, גישה מקצועית ויצירתית, התעדכנות מתמדת ושרות איכותי וזמין, מה שהפך אותה לשותפה הטכנולוגית המועדפת על ארגונים מובילים בישראל ובעולם. צרו עמנו קשר עוד היום ונשמח לקחת חלק ולסייע לכם להפוך את העסק לפרודוקטיבי יותר.