התפתחויות חדשות מראות כי ה-AI מתחילה להציע, לצד שיפור פונקציות קיימות, גם יכולות שלא היו קיימות בעבר. מנהלים בכירים בארגונים מוצאים עצמם יכולים להסתמך יותר ויותר על יישומי AI, לא רק על מנת להתייעל, אלא גם על מנת להזניק את היכולות הניהוליות שלהם למקומות נוספים שקשה היה לדמיין עד לאחרונה.

אחת החברות שזוכות לעניין גובר בהקשר הזה היא אודיוקודס, שפיתחה את "Meeting Insights", מוצר שמשלב בינה מלאכותית במערכת הפגישות של Microsoft Teams, והופך את השימוש במידע שעובר בפגישות בארגון לזמין למשתמשים ולהנהלה, בדומה למה שמערכת האימייל הארגוני עושה עבור האימיילים. המוצר מספק הקלטות, תמלול אוטומטי, סיכומים חכמים וניתוחים של תוכן פגישות ושיחות המתנהלות בתוך הארגון, ומעניק גישה פשוטה ומהירה לכלל המסקנות, התובנות וההחלטות שמתקבלות בפגישות האלה.

החומר ממנו עשויים מנהלים טובים

ההתמודדות של מנהלים בארגונים גדולים עם גלי מידע שמקשים על קבלת החלטות מהירה ומושכלת, הפכה לאחד האתגרים המרכזיים בניהול המודרני. ישנה הסכמה נרחבת בקרב מנהלים כי היכולות להצליח תלויה ביכולת לפקח ולהשפיע על הזרימה של המידע בארגון, ביכולת לקבל החלטות מושכלות על סמך נתונים אמינים ומדויקים, וביכולת לנהל זמן ומשאבים בצורה יעילה ושקופה.

את האתגרים האלה Meeting Insights באה לשפר ולפתור. הפלטפורמה משתמשת בבינה מלאכותית כדי לזהות, להקליט, לתמלל ולנתח את תוכן הפגישות והשיחות שמתקיימות בארגון בצורה אוטומטית, כדי לאפשר למנהלים להתפנות מרישום ועיבוד המידע, ולהתמקד בקבלת החלטות. הכלי מעניק למנהלים את היכולת להתעדכן לעומק במהירות ובכל רגע נתון בדיונים ובהחלטות שנעשו, גם אם לא השתתפו בכל הפגישות באופן אישי.

חדשנות ארגונית מבוססת AI ב-360 מעלות

באודיוקודס לקחו את ה-AI צעד קדימה, עם מטרה שהיא מעבר לייעול, פשטות וזרימת עבודה. המערכת מאפשרת למנהלים להיות מעורבים באופן פעיל יותר בתהליכים השוטפים, מבלי להידרש להשקיע זמן רב בפרטים הטכניים או הלוגיסטיים. היישומים מביאים חדשנות בכלל היבטי הניהול הארגוני: הם מאפשרים למנהלים לקבל תובנות עמוקות יותר על הדינמיקה בפגישות, על התקשורת בין הצוותים, ועל הביצועים על פי מטרות קיימות. למשל, יכולת הניתוח המתקדמת של Meeting Insights מציעה דיווחים על איך ומתי החלטות מסוימות נתקבלו, מי השפיעו עליהן ביותר, ואילו נושאים דורשים תשומת לב נוספת.

"למן ההתחלה המערכת העניקה למנהלים את היכולת להתמקד עמוק יותר בפגישות", אומר מוני בולוצ'ניק, מנהל בכיר באודיוקודס. "היא איפשרה להם לקבל אוטומטית עדכונים שוטפים מהעובדים שלהם תוך חיסכון עצום בזמן גם של העובדים וגם שלהם. אבל כבר עכשיו אנחנו רואים שהמערכת עושה עבורם הרבה מעבר לכך".

מה למשל? מוני מספר לדוגמה על מנהל מכירות בחברה גלובלית שמנהל צוותים במספר מדינות, כאשר כל צוות עוסק במגוון רחב של פרויקטים. בעזרת Meeting Insights, הוא מקבל סיכומים אוטומטיים ומתומצתים של כל הפגישות שנערכות תחת חסותו, מותאמים אישית למה שחשוב לו. כשמעניינת אותו התקדמות בפרויקט מסוים, הוא מקבל עדכונים מיידיים וממוקדים על הפרויקט והלקוח, מבלי להשקיע שעות בצפייה בהקלטות המלאות של הפגישות או בקריאת תמלילים ארוכים, מה שמאפשר לו להתערב במהירות אם נדרש תיקון כיוון או חיזוק במהלך המכירות.

היכולת לחזור במהירות לכל רגע בכל שיחה שהתקיימה בעבר מתגלה לא רק כמסייעת לקבלת החלטות, אלא גם כשווה כסף שניתן לכימות. "מנהל IT בחברה גדולה סיפר לי איך המערכת חסכה מיליונים רבים רק ממקרה אחד", מספר בולוצ'יניק. "מטבע עבודתו הוא מתנהל מול ספקים רבים, כשהמון סיכומים או הבנות נעשים בעל פה, כך שלא ניתן להוכיח שהתקיימו, ואז נוצרים פערים או חוסר הבנה בין הספקים ללקוח. מרגע שהוטמעה המערכת, הכל מוקלט ומקוטלג לפי תגיות, התמלול נעשה תוך זיהוי קולות המשתתפים, וכל פעם שעולה אי הסכמה, ניתן למצוא בתוך דקות את ההקלטה הספציפית של השיחה בה סוכמו הדברים, ולהוכיח מה באמת נאמר בסיכום. בשנה אחת נחסכו בזכות היכולת הזאת מיליוני שקלים מול ספקים".

היכולת לאתר כל שיחה מתגלה גם כמועילה לשקיפות ואמינות בכל הקשור לניהול נתונים ומידע. "זה מאוד חשוב בעידן העבודה ההיברידית, כאשר צוותים פזורים גאוגרפית. היכולת לגשת למידע מרכזי ומעודכן מאפשרת שיתופי פעולה יעילים יותר ומקצרת מחזורי עבודה", מסביר מוני. הוא מתאר כיצד השינוי בניהול פגישות ובקבלת החלטות משפיע גם על הדינמיקה היומיומית בארגונים: "המערכת אינה רק כלי לניהול ידע אלא גם לשיפור תקשורת. כשמנהלים יודעים שהם יכולים לקבל מידע מדויק בכל זמן ומכל מקום, משתנה האופן שבו הם מגיבים לאתגרים ומנהלים את הצוות שלהם".

בהקשר זה, המערכת משפיעה גם על האופן שבו מנהלים מתמודדים עם משברים או הזדמנויות. בעזרת ניתוח מתקדם ואוטומטיזציה של תהליכים, המנהלים לא רק שומרים על כלל הנתונים בזמינותם המיידית אלא גם מקבלים תובנות ממוקדות מכל פגישה על כל נושא שחשוב להם, כך שהם מסוגלים לפעול ביעילות רבה יותר, ולקבל החלטות מושכלות בהתבסס על נתונים מדויקים ומעודכנים. "השותפות בין אנשים לטכנולוגיה הופכת את המנהלים לחדים יותר, יעילים יותר, ומהירים יותר בפתרון בעיות," טוען מוני.

לאן כל זה הולך

העתיד של תפקידי הניהול בארגונים גדולים צפוי להיות שונה מאוד ממה שהכרנו עד כה, ולמעשה הולך ומשתנה מול עינינו. עם השילוב המתמיד של טכנולוגיות חדשות בתהליכים הארגוניים, ניתן לצפות לשינויים משמעותיים בדרך בה נתפסים תפקידי הניהול, האחריות וההישגים. המעבר לעבודה מבוססת מידע עם פלטפורמות כמו Meeting Insights מאפשר כבר עכשיו למנהלים להקדיש זמן רב יותר לחדשנות ופחות למשימות ניהוליות רוטיניות. על ידי זיהוי טרנדים והתראות מוקדמות על סיכונים אפשריים, ה-AI תהפוך לשותף פעיל בתהליך קבלת ההחלטות, תוך שמירה על רמת דיוק ומהירות גבוהות.

האינטגרציה העמוקה יותר של בינה מלאכותית בכלי הניהול צפויה להשפיע גם על התפיסה של תקשורת ארגונית ופרודוקטיביות. מערכת כמו Meeting Insights יכולה לעזור למנהלים להבין טוב יותר את הרגשות והמוטיבציות של העובדים, לזהות פערים ולהציע פתרונות מותאמים אישית, דבר שיכול לשפר את המעורבות ושביעות הרצון של כוח העבודה. התוצאה היא שיפור באיכות החיים של העובדים והגדלת היעילות הארגונית, דבר שימשיך להוביל להצלחות שלמות ומתמשכות בכל הרמות.